A Dennova e as plataformas de gestão

A rotina em uma agência de comunicação tem um ritmo frenético. Na Dennova não é diferente. São muitas as atividades que ocorrem simultaneamente. Para administrar todos os processos e conseguir cumprir prazos sem perda da qualidade, conta um workflow bastante dinâmico e integrado que possibilita atender a todos com agilidade, assertividade e benefício geral. A seguir as plataformas mais importantes que ajudam na rotina da Dennova, mas que qualquer empresa pode adotar.

Runrun.it, gerenciador de tarefas
Todos os profissionais da Dennova utilizam esta ferramenta de gerenciamento de tarefas. Os projetos que entram no fluxo de trabalhos são registrados no Runrun.it e já são distribuídos aos responsáveis pelo desenvolvimento da tarefa. Com a ferramenta é possível também, estabelecer prazos, monitorar cada etapa dos trabalhos vinculado ao respectivo cliente.

O uso do Runrun.it ajuda a diminuir sensivelmente a utilização de e-mails internos, pois todos os comentários e sugestões ficam anotados em campo específico. Na ferramenta, os materiais e documentos ficam guardados em sua respectiva tarefa, eliminando o risco de algum trabalho ficar perdido na rede interna da Dennova.

O contador automático do Runrun.it registra quanto tempo cada profissional levou para executar seu trabalho. Assim, a Dennova consegue fazer orçamentos mais realistas, baseados no tempo real que cada projeto levou para ser concluído.
Esse recurso possibilita saber os profissionais mais dedicados e os que tiveram melhor desempenho e assim, promover algum tipo de reconhecimento por sua performance.

Pipedrive facilita o gerenciamento de vendas

O Pipedrive é um software de gerenciamento de vendas bastante intuitivo adotado pela Dennova. Ele oferece uma visão geral dos processos internos, o trabalho que deve ser desenvolvido, indicando o nome da empresa e quem fez a solicitação no cliente. O Pipedrive mostra o desempenho dos colaboradores para saber se a tarefa está dentro do prazo estabelecido.

No Pipedrive, ícones funcionam como lembretes e indicam qual a próxima ação do gestor em relação ao cliente. Se ele deve solicitar algum material importante, tirar dúvidas, entrar em contato, esclarecer pontos vitais do projeto, etc. O Pipedrive vai criando alertas até a conclusão dos trabalhos.

Cada ação do gestor ou colaboradores, vai sendo registrada para formar o histórico da tarefa. O usuário nem precisa se preocupar em alimentar com as infomrações. O Pipedrive cria um e-mail exclusivo para cada trabalho, que pode ser inserido como cópia oculta na troca de mensagens com o cliente. Tudo o que é discutido vai sendo anotado no Pipedrive. Até quem não participa do projeto, ao ler o histórico, vai entender o andamento do trabalho.

O software ainda permite inserir estimativa do valor daquele trabalho, prazos de entrega e à medida que os projetos vão caminhando para o final, é fácil ver se estão dando lucro ou não.

No final de cada trabalho é gerado um relatório com gráficos de fácil entendimento, que dizem se o trabalho ficou no azul ou não e, o melhor: aponta em qual etapa levou a tal resultado.

Smartsheet para gerenciamento de projetos

Para gerenciar os projetos, a Dennova utiliza o Smartsheet, um software bastante intuitivo que permite ter rapidamente, uma visão dos projetos. O Smartsheet oferece planilhas onde o gestor pode inserir informações, ajustar conteúdo, verificar prazos, eleger prioridades e destacar colaboradores. Permite ainda, compartilhar as informações com terceiros – o acesso pode ser estabelecido pelo gestor de acordo com o nível hierárquico de cada integrante.

Com o Smartsheet as prioridades ficam em destaque e dispensam a necessidade de reuniões presenciais com as pessoas envolvidas. Todas as etapas são acompanhadas pela tela do monitor e podem ser sinalizadas de acordo com a evolução em que se encontram. Quando o projeto é concluído aparece riscado na planilha, sinalizando seu término.

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Google Drive para arquivar documentos

A Dennova utiliza o Google Drive para armazenar e trocar arquivos. Uma plataforma onde os arquivos ficam na nuvem, ou seja, guardados nos servidores do Google. Alguns devem perguntar: o Google Drive é seguro? Quem usa, sabe que sim. O Google o desenvolveu de forma a proteger as informações de maneira segura, mas bastante intuitiva para que todos possam ter acesso. Bastar ter uma conta em alguma plataforma do Google para criar a conta no Google Drive e passar a usar.

O Google Drive oferece gratuitamente até 15Gb de armazenamento. Se houver necessidade de mais espaço, a plataforma tem planos pagos que vão de 100Gb até 30TB, espaço suficiente para guardar muitos arquivos. Existe um custo mensal que é condizente com o serviço oferecido: US$ 299,99 /mês.

Google Drive, como usar e quais arquivos podem ser armazenados?
Essa poderosa ferramenta permite armazenar qualquer tipo de arquivo e em qualquer plataforma: fotos, vídeos, músicas, planilhas, etc. Se duas pessoas têm acesso ao Google Drive, é possível compartilhar arquivos sem precisar entrar na conta alheia. A ferramenta ainda conta com um editor dos documentos compartilhados, como textos, planilhas e apresentações que possibilita corrigir, alterar ou ajustar os conteúdos. Usar o Google Drive é muito fácil, o que torna o armazenamento e troca de arquivos seguros e confiáveis.

Google Comunicação, composto por Gmail, Hangout e Agenda

O Google oferece diversas plataformas que facilitam o trabalho na Dennova, pois todas podem ser integradas de forma que funcionem perfeitamente. O acesso permite que seja feito até por equipamentos móveis, de qualquer lugar a qualquer hora. São tantos recursos disponíveis que podemos chamar o conjunto todo de Google Comunicação, pois facilita a interatividade de pessoas de maneira segura e confiável. A seguir, uma breve descrição dos principais recursos.

Gmail: Conta com planos empresariais capazes de armazenar até 30Gb na caixa de entrada. Ótima capacidade para evitar que mensagens voltem por excesso de e-mails (é claro que será preciso eliminar e-mails muito antigos ou distribuí-los em pastas determinadas de tempos em tempos). No plano empresarial do Gmail é possível configurar o domínio da conta com o nome da empresa, o que dá mais personalidade ao endereço, como por exemplo: <dono-da-conta>@dennova.com.br

Hangout: Outro recurso bastante útil na Dennova que possibilita criar grupos online para discutir os trabalhos em tempo real, diretamente logados na caixa de entrada do e-mail. Possibilita visualização de todos os usuários e interação total, como em uma videoconferência.

Agenda: São marcados os compromissos que envolvem os membros da equipe Dennova. Cada um pode verificar o dia e horário das reuniões, datas comemorativas, compromissos profissionais, etc. Um alerta automático é enviado com antecedência para o e-mail das pessoas envolvidas para serem lembradas do compromisso anotado na Agenda do Google.

Workflow Dennova, tecnologia que ajuda nos processos
A Dennova utiliza todas essas ferramentas porque o fluxo de trabalho é extremamente dinâmico. Uma simples tarefa pode envolver muitas as variáveis. Sem esse workflow totalmente integrado à rotina da agência, os trabalhos seriam mais complexos, demorados e sem as garantias de resultados tão bons quanto os obtidos até agora.

Todos esses softwares incorporados na rotina não é privilégio só nosso. Muitos acham que o uso dessas ferramentas só é possível porque a Dennova é uma agência digital. Qualquer empresa, independente do porte e segmento em que atua, pode utilizar os mesmos recursos para melhorar o fluxo de trabalho e tornar a gestão empresarial muito mais assertiva. Pois todas as plataformas são facílimas de serem implantadas e usadas.

 

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